入退室管理システムは製品数・種類が多いため、どれを選べばよいか迷う方も多いのではないでしょうか。導入する際には、種類ごとのメリット・デメリットを把握しておかなければなりません。

そこでこの記事では、入退室管理システムのメリット・デメリットについて解説します。貴社の入退室管理システム選びをスムーズに進めるためにも、ぜひご参考にしてください。

入退室管理システムとは

入退室管理システムとは、ICカードや生体認証などの仕組みを利用して入退室を管理するシステムを指します。「いつ・誰が・どこの部屋に」などの入退室の詳細な記録が可能であり、部外者による不正な入室を未然に防げます。

入退室管理システムの種類は、ICカードをかざすタイプのものやスマートフォンを用いたタイプの認証方式までさまざまです。近年は「スマートロック」と呼ばれるリーダー＋クラウドの構成のものも増えました。

さらに、社内の監視カメラや勤怠システムなどと連携すれば、セキュリティの強化や労務管理の効率化にもつながります。入退室の管理以外にもさまざまな用途で利用できるのが、入退室管理システムの特長だといえます。

入退室管理システムのメリット

入退室管理システムは、種類に合わせてさまざまな活用方法があるため、企業によって導入する目的や活用方法が異なります。

ここでは、入退室管理システムのメリットを紹介します。

セキュリティを強化できる

1つ目のメリットはセキュリティを強化できる点です。

入退室管理システムを導入すれば、入館の許可がない部外者の不法侵入を未然に防げます。さらに従業員の入退室も制限できるため、機密情報・個人情報が外部に流出するリスクも抑えられます。

また、スマートフォンや生体認証の入退室管理システムの場合、鍵の紛失・盗難のリスクの軽減が可能です。

勤怠管理の業務を効率化できる

2つ目のメリットは勤怠管理の業務を効率化できる点です。

入退室管理システムは、自社の勤怠管理システムと連携できるため、出社・退社の時刻なども記録できるようになります。

社員の勤務状況をより正確に把握できるため、手間のかかる労務管理を効率的に行うことが可能です。このように入退室管理システムと自社のシステムを連携させれば、企業はさまざまなメリットを得られます。

人件費の削減にもつながる

3つ目のメリットは人件費の削減にもつながる点です。

入退室管理システムを導入すれば、24時間体制で入退室を管理でき、ICカードを持たない方や入館の許可がない方のオフィスの出入りを防げます。

従来この役割を担っていた入退館のチェックを行う警備員の配置が不要になるため、入館証を管理する方などの人件費もまとめて削減可能です。

また物理的な鍵が要らなくなるため、鍵管理のための人件費や業務工数も併せて削減できます。

入退室管理システムのデメリット

入退室管理システムはセキュリティの強化などさまざまなメリットがありますが、導入・運用するうえでのデメリットも存在します。

入退室管理システムの主なデメリットは下記の2点です。

環境の整備・準備に時間がかかる

1つ目のデメリットは、入退室管理システムを利用する際の環境の整備・準備に時間がかかる点です。

入退室管理システムを利用するには、導入の手続きや従業員の人数分のICカードの準備など、さまざまな準備が必要です。1人で準備を進めるのは現実的に難しいため、複数の部署間でコミュニケーションをとりながら調整を進めなければなりません。

導入までに時間がかかる点は、事前に認識しておく必要があるでしょう。

紛失・盗難、バッテリー切れなどのトラブル対策を立案する必要がある

2つ目のデメリットは、紛失・盗難、バッテリー切れなどのトラブルが発生した際の対策を立案する必要がある点です。

入退室管理システムは種類によってデメリットが異なり、例えばICカードの場合は、カードの紛失・盗難が発生した際にどのように対処するのか、誰に連絡するのか等を詳細に決めておく必要があります。

例えばスマートフォンの場合なら、バッテリー切れが起きた場合にどのように対処するのかを決めなければなりません。事前にトラブル対策を立案する手間が発生する点が、デメリットだといえるでしょう。

種類別のメリット・デメリット

入退室管理システムには「テンキー」「ICカード」「スマートフォン」「生体認証（バイオメトリクス）」などさまざまな種類の製品が存在します。

どの製品を選ぶべきかの判断には、種類ごとの特徴やメリット・デメリットの把握が必要です。そのうえで、どの製品が自社の目的に適しているかを検討しましょう。

ここでは、それぞれの特徴とメリット・デメリットについて解説します。

テンキー式

テンキー式は、事前に設定する数字 （0から9の10個の数字）を組み合わせた暗証番号を用いて解錠する方法です。

テンキー認証のメリットは、比較的簡単に導入でき、導入・運用コストを抑えられる点です。

ただし、従業員の入退室の記録はできないため、セキュリティレベルが比較的低い点がデメリットだといえます。また、番号さえ分かれば自由に入退室ができるため、定期的に暗証番号を変更する必要がある点にも注意が必要です。

ICカード式

ICカード式は、認証装置（カードリーダー）にかざし、ICチップの情報を読み取って解錠する方法です。社員証とICカードを兼用して利用されるケースが多く見られます。

ICカードのメリットは個人ごとの入室記録を残せる点と、非接触で入退室できる点です。

しかし、カードの管理は個人に委ねられるため、紛失や盗難のリスクがある点がデメリットとなります。

スマートフォン式

スマートフォン式は、専用のアプリをインストールしたスマートフォンをリーダーにかざして解錠する方法です。

スマートフォンさえ所持していれば入退室が可能であり、紛失や盗難のリスクを軽減できるのがメリットです。

スマートフォン式は、バッテリー切れが起きると入退室ができなくなる点がデメリットになります。また、人数が多いオフィスだと混雑する可能性が高くなるでしょう。

生体認証（バイオメトリクス）式

生体認証は、指紋や静脈・網膜・顔・声など人間の身体的な特徴の情報を用いた解錠方法です。セキュリティを特に強化したいエリアなどで多く使われています。

個人の身体的な情報を基に認証するため、なりすましや紛失・盗難のリスクが低く、ほかの認証方法よりもセキュリティレベルが高い点がメリットです。

生体認証はセキュリティレベルが高い分、導入コストがかかるデメリットがあります。

入退室管理システムを利用する際に企業で行うべきこと

入退室管理システムの機能を最大限に活用するためには、企業側での準備も必要不可欠です。

ここでは、入退室管理システムを利用する際に企業で行うべき対応について詳しく解説します。

導入場所・運用ルールを策定する

はじめに、どの場所に、どのような目的で入退室管理システムを導入するかを明確に決める必要があります。

オフィスや会議室などのセキュリティを強化したいのか、セキュリティ強化に加えて勤怠管理と連携させて利用していきたいのかなど、目的は企業によってさまざまです。

目的・場所が決まったら、導入するべき入退室管理システムの種類・製品もスムーズに決められます。

導入する製品が決まったら、どのように運用・管理を行うのかを詳細に決めていきましょう。その際には関係部署への連携も併せて行う必要があります。

例えば、ICカードで運用する場合、カードの新規発行や手続き等が発生します。どの部署でカードの保管・管理を行うかなどのルールを決めていきましょう。

従業員への説明・教育を行う

入退室管理システムの導入と運用ルールの策定が完了したら、従業員への説明・教育を行わなければなりません。

運用ルールの説明に関しては、企業全体で行うのか、部署ごとにそれぞれ行うのかは企業規模によって変わってきます。

入退室の管理システムをスムーズに運用するためには、従業員へ利用方法などをしっかりと説明し、正しく理解してもらう必要があります。

また、利用方法に加えて、何のために入退室管理システムを導入するのか、経緯についての説明も併せて行って、従業員の危機意識の向上にもつなげましょう。

アートの入退室管理システム「X-LINE」

アートの入退室管理システム「X-LINE」は、入退室の制限や履歴管理などの基本的な入退室管理機能はもちろん、監視カメラや生体認証リーダー、セキュリティゲートとの連動など、豊富なセキュリティ機能が特徴です。

標準で搭載されている機能が非常に多いため、自社に適した入退室管理システムの柔軟な構築が可能です。

タイムスケジュール設定やアクセスレベル設定などの機能も設定可能なため、非常に高度なセキュリティレベルのシステムを構築できます。

「X-LINE」のポイント

アクセスレベル設定

アクセスレベル設定は、ゲートごとにユーザーの所属部署や役職などを設定したうえで、入退室を制限できる機能です。セキュリティレベルの設定をユーザーごとに簡単に行えます。

タイムスケジュール設定

タイムスケジュール設定は、時間帯で認証の必要・不要を詳細にコントロールできます。日中・夜間で通行量の変動が大きい場所に特に有効な機能です。

管理ソフトウェアで出入り管理業務をモニター上から操作できる

管理ソフトウェアで、認証用カード登録やゲートの管理、報告書の作成なども可能です。出入管理業務をパソコンのモニター上から快適に行えるようになります。

1ゲート（扉）1,920ゲートまでの管理が可能で、50,000名まで登録できます。

入退室管理システムのメリット・デメリットを踏まえたうえで導入しよう！

今回解説した入退室管理システムのメリット・デメリットは下記のとおりです。

メリット

• セキュリティを強化できる
• 勤怠管理の業務を効率化できる
• 人件費の削減にもつながる

デメリット

• 入退室管理システムを利用する際の環境の整備や準備に時間がかかる
• 紛失・盗難、バッテリー切れなどのトラブルが発生した際の対策を立案する必要がある

入退室管理システムを導入する際には、環境の整備や準備、運用ルールの策定や従業員への説明など、手間がかかる準備を行わなくてはなりません。

「X-LINE」なら柔軟な構築が可能なため、メリット・デメリットはもちろん、機能の要・不要と必要とするセキュリティレベルも実現できます。

入退室管理システムのメリット・デメリットを把握したうえで、自社に適した製品を選定していきましょう。

Q&A

Q:入退室管理システムの主なメリット・デメリットは何でしょうか？

A:入退室管理システムの主なメリットは、入退室管理に関するセキュリティを強化できる点です。

デメリットは導入する場所の整備や運用ルールの策定など、準備の手間がかかる点になります。

Q:入退室管理システムを利用する際に、企業で事前に行なうべきことは何かありますか？

A:まずは、どの場所に、どのような目的で入退室管理システムを導入するかを明確に決める必要があります。導入する製品を選定したら、運用ルールの策定・従業員への説明をおこなっていきましょう。